Nunca se falou tanto sobre prioridades como nos últimos meses. Afinal, uma crise sempre mexe com o que já estava pré-estabelecido e é preciso reorganizar. Para ajudar nesse processo, a Matriz GUT pode ser uma importante aliada, tanto para projetos corporativos quanto para projetos pessoais.
Na hora de priorizar os projetos, especialmente dentro de uma organização, é preciso visualizar as iniciativas que podem trazer mais resultados. A ferramenta se baseia em três critérios: gravidade, urgência e tendência. Daí o nome Matriz GUT.
Para nos situarmos cronologicamente, a Matriz GUT surgiu na década de 1980 a partir da necessidade de escolher com o máximo de rigor onde os recursos organizacionais (que são limitados) seriam investidos, a fim de atingir os resultados esperados.
O primeiro passo antes de montar sua Matriz GUT é entender os critérios em que ela se baseia. Vamos lá?
Gravidade
O primeiro critério mede o impacto do projeto. A pergunta-chave para definir a gravidade é: quais efeitos surgirão ao longo do tempo se esse projeto não for realizado?
Vamos usar o exemplo de uma empresa de alimentação, com restaurantes físicos em funcionamento. O vazamento de água em uma unidade pode impactar o negócio mais ou menos do que o lançamento de um novo produto?
Nessa etapa da construção da Matriz GUT é necessário avaliar o risco de contaminação dos alimentos, aumento na conta de água e até a possibilidade de infiltração ou acesso do vazamento a outros cômodos do local. Vale priorizar a infraestrutura do restaurante ou um novo produto?
Depois de avaliar os impactos, defina o nível de gravidade do projeto:
- Sem gravidade
- Pouco grave
- Grave
- Muito grave
- Extremamente grave
Vamos utilizar esse número mais tarde, na hora de calcular a Matriz GUT.
Urgência
Este critério é responsável pela medição do tempo e leva em consideração o prazo disponível para realização do projeto. Quanto menor o prazo, maior é a urgência. E vice-versa. A pergunta aqui é: quanto tempo esse projeto pode esperar para ser realizado?
Voltando ao exemplo do restaurante, o projeto de contenção de vazamentos tem prazo de cinco dias para ser feito, enquanto o projeto de lançamento de um novo produto tem prazo de 30 dias.
Veja os níveis de urgência em que eles podem ser enquadrados:
- Sem urgência
- Pouca urgente
- Urgente
- Muito urgente
- Extremamente urgente
Tendência
O último critério mede a probabilidade de crescimento do problema (que seria resolvido com a execução de um projeto). Se o problema não for resolvido o mais rápido possível, com qual intensidade ele vai piorar?
Não é novidade que um problema pode nascer pequenininho e com o tempo se tornar uma grande bola de neve. Por isso, nessa etapa da Matriz GUT, é preciso avaliar os níveis de tendência:
- Sem tendência a piorar
- Piorar em longo prazo
- Piorar em médio prazo
- Piorar em curto prazo
- Agravar rápido
No nosso exemplo, o vazamento no restaurante, se não fosse contido em cinco dias, poderia se tornar uma infiltração?
Montando a Matriz GUT
Agora que já conhecemos melhor os critérios, vamos à construção da Matriz GUT.
- Liste os projetos que precisam ser gerenciados e priorizados
- Defina os níveis de cada critério (no exemplo, podemos considerar o projeto do vazamento muito grave – 4; urgente – 3; e com tendência a agravar rápido – 5)
- Multiplique os números definidos na etapa anterior (o score do restaurante fictício seria: 4x3x5 = 60)
- Elabore o ranking de projetos (a prioridade deve ser definida do maior score para o menor)
Mas e se alguns projetos tiverem o mesmo score? E, pior, se os recursos forem suficientes somente para um desses projetos? Nestes casos, vale combinar a Matriz GUT com outras ferramentas como a análise SWOT, por exemplo, que ajuda na perspectiva estratégica dos pontos que precisam de atenção.
Para melhor visualização da sua Matriz GUT, que tal montar o seu ranking no Excel? É possível criar uma planilha com colunas de gravidade, urgência e tendência que geram automaticamente o score de cada projeto.
Quando for testar a Matriz GUT não se esqueça de compartilhar com a gente suas experiências e resultados!
