Como usar a gestão de projetos para o crescimento organizacional

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A gestão de projetos sempre teve um papel fundamental para o desenvolvimento das empresas, seja facilitando a tomada de decisões, controlando processos, aumentando a produtividade ou melhorando a qualidade com custos reduzidos. Nessa história, o crescimento organizacional sempre foi pautado pelas estratégias da área.

 

Mesmo em negócios de pequeno porte, as estratégias formadas pelo núcleo de gestão de projetos tornam a empresa mais competitiva. É por meio dele também que ocorrem as mudanças e ações significativas para a trajetória da organização.

Para objetivos diferentes, sempre existe uma metodologia certa. No entanto, cabe ao gestor analisar as opções e definir junto com a equipe as expectativas, organização de tarefas e o atendimento dos objetivos para selecionar o melhor método.

E para entender melhor como a gestão de projetos influencia no crescimento organizacional, é importante saber como se organiza e como age essa área.

Como tudo começa

guia PMBOK®  define a gestão de projetos como um conjunto de conhecimentos, técnicas, habilidades e uso de ferramentas com a finalidade de facilitar o planejamento, execução e monitoramento de um projeto.

Cada projeto é único e requer um esforço muito individualizado, além de apresentar objetivos, prazo e limite de recursos. Nesse sentido, a gestão de projetos apresenta cinco fundamentos: inicialização, planejamento, execução, acompanhamento e encerramento.

O crescimento organizacional ocorre somente quando o gerente de projetos está apto a tirar um objetivo do papel e concretizá-lo. Ele também precisa estar atento para mudanças no escopo, ajuste da equipe e prazo ou outras ações para um projeto bem-sucedido.

Para garantir um gerenciamento satisfatório, que inclua o crescimento organizacional, o gestor também deverá se preocupar em ser um líder, deixando de apenas delegar tarefas e propondo ações que gerem resultados e mantenham a motivação do grupo.

E o crescimento organizacional?

Sem uma boa gestão é praticamente impossível alcançar os objetivos da empresa. Apesar de relacionados, muitos ainda ignoram a importância da gestão no crescimento organizacional e por isso acabam ficando para trás quando o assunto é dominar a inovação.

Uma gestão com foco em resultados será o diferencial para acompanhar as mudanças do mercado. Por isso o crescimento organizacional pode ser conduzido a partir das seguintes disciplinas da gestão de projetos.

Supervisão

Ter sucesso e faturamento por meio do aumento de vendas é sonho de qualquer gestor. Mas é claro que existem muitas ações que acabam impedindo isso – e nem todo mundo consegue identificar os culpados. Aliás, não adianta mexer em custos para resolver problemas sem antes estudar quais podem ser reduzidos ou não.

Vai ser a gestão de projetos a responsável por organizar qualquer ação. O crescimento organizacional dependerá de uma supervisão correta das atividades e de um plano com possibilidades de otimização. Dessa forma, erros poderão ser corrigidos antes mesmo de se tornarem uma dor de cabeça.

Resolução de problemas

Quando um setor ou projeto ficam parados, mais do que nunca é preciso agir para resolver os problemas. Sem parâmetros e métricas definidas, isso se torna impossível e gera impactos diretos nas entregas e crescimento organizacional.

Na gestão de projetos existem metodologias que facilitam o controle de problemas. Ferramentas como GUT e o diagrama de Ishikawa podem servir para isolar informações que serão fundamentais na solução de qualquer contratempo.

Melhorias

Ainda que não sejam viáveis em um primeiro momento, as melhorias acabam se tornando mais claras e necessárias durante o acompanhamento de atividades e quando problemas são identificados.

Com isso, o gestor pode planejar as mudanças dentro do prazo estipulado para os projetos e verificar se existe a chance de alterar o orçamento e tempo investido. Prever custos e possibilidades só é possível com o gerenciamento constante das informações.

Decisões

O crescimento organizacional não pode mais ser pautado em decisões intuitivas ou em apostas sem fundamento técnico e embasado por dados atualizados. Por isso a gestão de projetos aliada com o os conceitos de BI (business intelligence) é o caminho mais indicado para a tomada de decisões.

A utilização de softwares e ferramentas geram informações mais concretas para as práticas da empresa, inclusive quando ela está diante de julgamentos que impactam diretamente no crescimento organizacional.

Gestão da qualidade

O sucesso de um projeto não deve ser baseado apenas no alcance das metas iniciais. Um cliente satisfeito será o principal parâmetro para avaliar o desempenho de todo o trabalho, além de mostrar que o crescimento organizacional está no caminho certo.

Entregas no tempo certo e com qualidade indiscutível melhoram a percepção que o cliente possui da empresa e traz incentivo para que ele indique a empresa para outros serviços.

Utilizar softwares e ferramentas em projetos garante uma alta performance na gestão da qualidade, além de transformar a maneira de lidar com planos e prazos. O Microsoft Project 2016, por exemplo, permite o controle e gerenciamento de cronogramas em objetivos pessoais ou profissionais.

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