Como criar um calendário padrão no MS Project

Criar um calendário padrão MS Project pode auxiliar e poupar tempo do gestor. No artigo anterior, você aprendeu a criar um calendário com os horários e feriados. Agora você vai entender como atribuir um calendário para que ele fique disponível a todos os seus projetos. Confira!

Quer aprender a configurar o calendário com horários, feriados e folgas? Leia o tutorial anterior!

Antes de tudo, é preciso conhecer um conceito muito importante do MS Project, o Organizador. Ele é uma ferramenta para copiar relatórios, calendários e outros elementos para outros projetos ou para o modelo Global (Global.MPT). Ao copiar um elemento para o modelo Global, você o disponibiliza para todos os seus projetos.

Para atribuir o calendário padrão da organização para todos os projetos, ou seja, torná-lo global, vamos seguir passo-a-passo. Primeiro, abra o arquivo que você criou o calendário de acordo com o tutorial anterior. Vá na aba “Arquivo” e, em “Informações”, clique em “Organizador”, conforme a imagem abaixo:

Após isso, vá na aba “Calendários”, que é a sexta da janela que vai abrir. Veja a imagem:

Nesta aba, você vai selecionar o calendário que criou e pretende padronizar para todos os seus projetos do lado direito. Neste caso, optei pelo Solution, que foi criado no tutorial anterior. Depois clique em “Copiar” e ele ficará no Globa.MPT.

Não há necessidade de salvar o modelo global para que as ações realizadas sejam aplicadas ao seu projeto. Basta fechar as abas após seguir as etapas. Ao abrir um novo projeto, o calendário copiado para o Global.MPT vai estar disponível para uso.

Calendário padrão disponível para todos os seus projetos

Assim, você poderá abrir qualquer projeto no Microsoft Project, seja ele um projeto já existente ou um novo, para ter à disposição seu calendário criado, já com o horário definido e todos os feriados, folgas, horários específicos, etc.

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Carlos Roberto Campos é especialista em Gestão de Projetos e professor da Plataforma Solution.

Como melhorar o seu gerenciamento de projetos

O gerenciamento de projetos faz parte do dia a dia de todo profissional. Afinal, ele precisa realizar a gestão de prazos, custos, escopo e qualidade do trabalho. E somente com essas atividades ele conseguirá sucesso de novos negócios, desenvolvimento de produtos, ordens especiais de produção, construção de grandes empreendimentos e grandes eventos.

Para garantir que o objetivo principal seja alcançado, também é necessário que o profissional esteja sempre atualizado. Assim ele saberá como melhorar o seu gerenciamento de projetos e aumentar suas probabilidades de êxito. Saiba como alcançar essa melhora na seleção de dicas que o blog da Solution separou.

Foco na equipe de gestores

Um gerente de projetos precisa ter experiência comprovada, pois somente assim ele terá domínio dos conceitos e ferramentas técnicas para a gestão de sua equipe.

Ele irá delegar aos funcionários as melhores decisões a serem tomadas. Contribuirá também para a criação de laços de identidade, para que a equipe funcione com mais compromisso e produtividade. Portanto, nunca deixe de aprimorar seus conhecimentos.

Tenha sempre um planejamento

Um gerenciamento de projetos efetivo começa por um bom planejamento. Isso deve começar pelo entendimento do trabalho e da clara definição da missão do projeto.

O uso de softwares pode auxiliar com a organização da comunicação e dos processos que darão andamento à encomenda. Além disso, será importante para avaliar as decisões e aprovar o projeto em todas as fases.

Consuma conteúdos

Assista a Webinars e ouça podcasts. Muitos estão disponíveis gratuitamente na internet e trazem debates interessantes e atuais sobre gerenciamento de projetos.

Outra via são ebooks gratuitos. Algumas empresas oferecem o formato com temas importantes, como segredos para uma gestão de projetos de alta performance ou guias de gestão de projetos e modelos de gestão Canvas.

Busque recursos do cliente

Obtenha o apoio da alta administração da organização em que o projeto está sendo ou vai ser realizado. Ao mesmo tempo, garanta que a organização conheça o projeto, entenda sua importância e apoie o gerente e a equipe.

Um bom gerenciamento de projetos precisa de recursos materiais, mas também da visão do cliente sobre sua aplicação. Mostre a disponibilidade de recursos, materiais, pessoas e tempo que o projeto irá necessitar. Dessa forma, é mais fácil criar uma base sólida para desenvolvimento.

Conheça suas ferramentas

Para a execução do projeto, do que você irá precisar? Como irá direcionar cada ação para cada membro que participa da atividade?

Novamente, o planejamento se torna necessário, mas requer ferramentas para que ele não se torne falho. Uma boa estratégia é usar um software de gestão, como o MS Project, que disponibiliza ferramentas aplicáveis a projetos, dos mais simples aos mais ambiciosos.

Já utiliza alguma dessas ações para seus projetos? Que tal implementar também o uso do MS Project? Conheça o curso clicando aqui.

5 passos para conseguir a certificação PMP

Oferecida pelo PMI – Instituto de Gerenciamento de Projetos (Project Management Institute), a certificação PMP (Profissional em Gerenciamento de Projetos) atesta a competência e conhecimentos dos profissionais da área de gestão de projetos.

Se você deseja fazer o exame, confira os passos que o blog Solution separou para ajudar a preparar-se melhor e conseguir a certificação PMP, que atesta o conhecimento das boas práticas na profissão de um gestor.

Entenda o desafio

Saiba o que lhe aguarda para construir um bom plano para enfrentar esse desafio e não ter surpresas que possam fazer você perder a autoconfiança. Serão 200 questões relacionadas ao gerenciamento de projetos em 4 horas de prova. Lembre-se que todas as questões têm o mesmo peso e sua divisão ocorre da seguinte forma: 11% iniciação, 23% planejamento, 27% execução, 21% monitoramento e controle, 9% encerramento e 9% responsabilidade profissional.

Foco, disciplina e dedicação

A certificação é algo difícil de conquistar e a trajetória para chegar lá não é simples, por isso você precisará constantemente exercer estes três hábitos. Para ter mais foco e concentração tente encontrar um local para estudar onde você não será incomodado. Outra dica é deixar claro para amigos e familiares que você precisa se dedicar ao estudo em determinados horários e que isto é temporário. Desta forma, evitará que eles criem expectativas diferentes em relação à sua agenda.

Esteja preparado emocionalmente

A prova de certificação não é apenas um desafio técnico, ela também é um grande teste emocional. Fazer 200 questões em 4 horas de prova não é algo para quem não possui um bom controle emocional. Por isso, prepare também sua saúde mental para este grande desafio. Ao colocar em prática a dica anterior, você poderá se sentir mais confiante em relação a prova e, dessa forma, melhorar a estabilidade emocional para finalizar o desafio.

Pratique e quando estiver cansado, pratique mais!

Fazer simulados é uma excelente forma de entender como você está se saindo tecnicamente, além de entender como está sua gestão de tempo e questões emocionais. Você pode encontrar simulados gratuitos na internet e realiza-los em casa, dentro do tempo real da prova do certificado. Quanto mais vezes praticar, melhor será o entendimento sobre quais questões tomam mais tempo e aquelas que você pode resolver rapidamente. Lembra das provas para vestibulares? Esta será bem parecida.

Faça um curso preparatório

Quer aumentar ainda mais sua qualificação para obter aprovação na prova? Um curso preparatório oferece conteúdo prático para quem deseja prestar o exame e obter o certificado. Escolha sempre um treinamento que ofereça bons materiais de apoio e provas para comprovação do conhecimento adquirido. Um profissional sabe que após ser certificado PMP vai adquirir muito mais competências para ter sucesso em todo o ciclo de vida de um projeto.

O curso preparatório para PMP/CAPM da Solution oferece conteúdo para o candidato que deseja prestar a prova e obter o certificado profissional. Conheça o curso aqui.

7 livros que todo gestor deveria conhecer

Trabalhar com gestão de projetos e empresas demanda grande desempenho dos gestores. A regra é saber que o tempo é precioso, mas não basta apenas saber aplica-lo para obter sucesso, é preciso se atualizar sempre sobre os pilares que garantem uma boa gestão.

Os livros são uma ótima opção para se aprimorar e aplicar novas atribuições de conhecimento do gerenciamento de tempo e atividades. Para isso, listamos sete títulos para quem quer se aprofundar na área de gestão de projetos.

Gerenciamento de projetos orientado por valor, de Harold Kezner e Frank P. Saladis

Os principais indicadores de uma gestão de projetos eficaz são os requisitos de prazo, custo, escopo e qualidade. Encontrar um projeto que atenda, simultaneamente, a todas essas exigências é quase impossível.
Nesse sentido, o livro disponibiliza uma maneira de conduzir que atenda a essas necessidades e permite, ainda, agregar valor ao produto ou serviço.

A estratégia do oceano azul, de W. Chan Kim e Renée Mauborgne

Voltado para estratégias, o livro traz informações relevantes sobre planos baseados em fatos e dados, identificação de espaços inexplorados no mercado e ferramentas que permitem o entendimento e a maximização das oportunidades.

O volume contempla as principais práticas conhecidas da gestão de projetos, possibilitando aplicação e benefícios na rotina de trabalho.

Faça acontecer, de Sheryl Sandberg

Uma literatura voltada para o público feminino, na qual a autora, eleita como uma das dez mulheres mais poderosas do mundo pela Forbes, explica os motivos das mulheres terem baixa porcentagem de participação entre os cargos de liderança das empresas.

De forma descontraída, ela explica como gerir projetos pessoais e profissionais da melhor maneira, encontrando soluções a eventuais problemas e auxiliando na tomada de decisões estratégicas.

As 48 Leis do Poder, de Robert Greene e Joost Elffers

Não só de conhecimento sobre normas, ferramentas e processos vive um profissional em gerenciamento de projetos, desenvolver as habilidades humanas também é importante. Todo gerente de projetos precisa saber lidar diariamente com poder e política.

Este livro traz exemplos históricos e interpretações que provocam no leitor um choque de realidade estarrecedor: como o mundo tem funcionado, desde os tempos mais remotos, até os dias atuais.

Inteligência Emocional para Gerenciamento de Projetos, de Anthony Mersino

Muitos gestores podem pecar por conhecerem bem os processos, técnicas e ferramentas utilizados no gerenciamento de projetos, porém, ao se deparar com situações de stress e trabalho sob pressão, acabam se descontrolando e fazendo tudo o que definitivamente não deveriam fazer.

A leitura traz uma abordagem dinâmica e técnicas para lidar com a inteligência emocional e é indicada para profissionais em qualquer nível de conhecimento.

Blink: a decisão num piscar de olhos, de Malcolm Gladwell

O jornalista britânico, colunista do The New Yorker e autor de outras obras de sucesso, explica sobre a importância e efeitos das reações, além de comentar sobre o tempo de tomadas de decisão na vida profissional e pessoal.

A ideia é instruir o leitor a desenvolver sua capacidade cognitiva, ajudando fazer uma análise rápida do caso concreto para definir o estabelecimento dos projetos de maneira intuitiva.

Good to Great: Empresas feitas para vencer, de Jim Collins

Nesta obra, o consagrado consultor de negócios e administrador da HP mostra práticas que fazem com que uma empresa passe de boa para ótima com simples ações como sair do conformismo, local em que o bom já satisfaz e partindo em busca de melhores números.

Publicada pela editora Campus, esse livro foi planejado com base em uma pesquisa entre diversas companhias norte-americanas, apontando os desafios a serem superados para fazer o negócio crescer de forma sólida e estável.

 

Se interessou pelo assunto? Saiba também quais são as 7 ferramentas para melhorar o gerenciamento de projetos.

7 ferramentas para melhorar o gerenciamento de projetos

O gerenciamento de projetos pode ser um processo complexo para muitos profissionais. Mas com os avanços tecnológicos e a transformação digital, algumas ferramentas otimizaram o processo de gestão e transformaram em algo rápido, dinâmico e produtivo. É possível, inclusive, cuidar de equipes, tarefas e prazos sem precisar estar no escritório.

Confira abaixo sete ferramentas para melhorar o gerenciamento de projetos que você precisa conhecer:

Trello

Umas das ferramentas gratuitas de gestão de projetos mais famosa do momento, o Trello se destaca também para o uso pessoal. A plataforma possui um funcionamento fluído, com quadros, listas, cartões e checklists para dividir as tarefas por temas, projetos ou outros critérios. As utilidades incluem também anexo de imagens e arquivos, além de permitir comentários e sinalização de usuários em cada tarefa. No gerenciamento de projetos, o destaque vai para a funcionalidade de adicionar datas de entrega a cada item e acompanhar progressos das atividades designadas a usuários específicos presentes na plataforma.

Jira

Além de permitir a gestão de múltiplos projetos, divisão por áreas da empresa, a ferramenta possibilita escolher metodologias ágeis como o SCRUM e Kanban para cada caso. O software de gestão cloud permite planejamentos flexíveis, medição de tempo de execução de cada tarefa, integração com Git, variação de boards, geração de relatórios, planejamento de portfólio, integração com plug-ins. Além disso, sua interface é de fácil uso e lembra a utilizada no Trello. É possível utilizar a versão de teste por sete dias e após o período fechar assinaturas conforme o tamanho da equipe da empresa.

Asana

Também incluso na categoria ferramentas de gerenciamento de projetos fáceis de usar, o Asana pode auxiliar a planejar e executar tarefas sem complicações. A plataforma ajuda a criar e compartilhar listas de tarefas entre a equipe e, mesmo pela simplicidade, desempenha as tarefas de maneira funcional pelo número de integrações que permite. Equipes com até 15 membros podem usar o Asana gratuitamente e suas funcionalidades são sincronizadas tanto na versão web quanto na versão móvel.

Cyfe

O Cyfe é um dashboard “tudo-em-um” baseado na web. Voltado para tanto para pequenas, médias e grandes empresas, ele permite no gerenciamento de projetos capturar, monitorar, analisar, medir e compartilhar tudo que deverá ser monitorado pelo gestor, desde dados de projetos até marketing, vendas, suporte, infraestrutura e informações de mídia social. A versão gratuita dá direito a colocar cinco gráficos e analisa dados pelo período de 30 dias anteriores a data do dia do acesso a ferramenta. Também é possível convidar novos amigos e ter um widget é liberado a cada novo cadastro.

Google Sheets

O Google Sheets é um aplicativo gratuito que, além de aplicações para CRM, Gestão de Estoque, Controle Financeiro e Orçamentário, também pode ser usado como ferramenta para melhorar o gerenciamento de projetos. Ele permite ao usuário criar, editar e colaborar com documentos criados a partir do serviço de planilhas online no Google Drive. A ferramenta gratuita é também colaborativa, editável de forma compartilhada em tempo real e pode ser usada em dispositivos móveis.

Slack

Plataforma de comunicação interna para empresas, o Slack pode ser empregado em conjunto com outras ferramentas de gerenciamento de projetos, como Google Sheets e Trello. Ele apresenta uma interface simples e intuitiva, mensagens instantâneas, compartilhamento de documentos e outras funções em um só lugar. Dentro do gerenciamento, a ferramenta ajuda a reduzir o tempo de comunicação na equipe para alinhar tarefas que devem ser desenvolvidas durante a execução de um projeto. Seu uso é gratuito para a versão mobile e PC.

ProofHub

O ProofHub é um software de gerenciamento de projetos que ajuda ter uma execução mais rápida e fácil. Inclui recursos essenciais como revisão, acompanhamento de tarefas, rastreamento de tempo, relatórios, gráfico de Gantt, discussões, entre outros. A ferramenta pode ser integrada com a conta Google Drive, Box, Dropbox ou OneDrive. Com o aplicativo móvel, é possível iniciar tarefas, agendar reuniões, definir marcos dos projetos e organizar o contato com os colaboradores. Os planos de assinatura atendem a vários públicos, sendo possível no mais simples gerenciar dez projetos sem limite de participantes.

Gostou das dicas? Conheça também quais são as vantagens do MS Project, software para elaborar e acompanhar projetos.

5 funcionalidades do MS Project

Executar um projeto é dedicar um esforço temporário na criação de um produto, serviço ou resultado específico. No entanto, o senso comum leva a crer que a estratégia, assim como suas ferramentas, serve apenas para gestores de projeto. É o caso do MS Project, software produzido pela Microsoft, que tem a funcionalidade de otimizar o gerenciamento de projetos de qualquer área.

“Engenheiros, tecnólogos e administradores que trabalham com projetos que têm o conceito principal de apresentar ao final um resultado, um produto ou um serviço com data de início e término determinados, assim como consumo de recursos e pessoas, podem se beneficiar desse recurso. Esses são os conceitos básicos e mostram que não somente um gerente tem o compromisso de entrega dos objetivos e a garantia do sucesso do planejamento”, explica o professor do curso online MS Project da plataforma Solution, Carlos Roberto Campos.

Confira as 5 funcionalidades do MS Project elencadas pelo professor:

Planejamento e controle de prazos

O projeto é um conjunto de atividades de dependência lógica que, se bem elaboradas e planejadas, podem oferecer todo o prazo para realização do projeto. “Fazer isso sem o software, hoje em dia, até mesmo em projetos simples como a reforma de uma sala, pode ser uma tarefa difícil”, conta.

Gerenciamento de recursos

Todo projeto demanda recursos, sendo eles mão de obra e materiais que serão consumidos em cada atividade, por exemplo. Campos ressalta que estar dentro do orçamento, controlar e avaliar são garantias do software para tarefas dentro do projeto. Um exemplo se aplica a pintura da parede, em que o programa poderá calcular os valores e a mão de obra por valor/hora em uma única tarefa.

Gerenciamento múltiplo

Para pessoas que trabalham com o gerenciamento de múltiplos projetos, desde os simples aos mais complexos, que demandam prazo, andamento e custos diferentes, o software permite trabalhar com o conceito de múltiplos projetos de maneira mais fácil que o controle do Excel, que possui limitações próprias da planilha.

Visualização do caminho crítico

Quando se faz encadeamento de todas as atividades e a construção lógica de um projeto o programa poderá mostrar caminhos críticos. “Dentro de todas as atividades que existem em um projeto, temos aquelas que não têm folga pois são atividades críticas. Se ocorrer um atraso de um dia nela, todo o projeto terá atraso de um dia na entrega. Já com o MS Project podemos visualizar como fazer uma otimização dos recursos, colocando mais pessoas para trabalhar na atividade e reduzindo o caminho crítico. O software vai permitir a quem tem o conhecimento da ferramenta otimizar os recursos para se concentrar naqueles que realmente precisam de mais atenção”, conta Campos.

Relatórios integrados

A versão 2016 do software disponibiliza relatórios integrados na própria ferramenta. Para o gestor, isso significa ter todo o controle de custo, orçamento, esforço e desempenho de atividade de forma organizada sem perder o histórico das ações. A partir do momento que as informações do projeto são atualizadas, os relatórios são automaticamente atualizados e mostram a realidade do andamento de todo o plano, inclusive suas necessidades.

O curso online MS Project da plataforma Solution apresenta as principais funcionalidades do Microsoft Project 2016 através de uma metodologia “hands on”, no qual o aluno aprende em 80% do tempo na própria ferramenta. Quer saber mais sobre o curso? Clique aqui.

Veja também quais as vantagens do MS Project.

Entenda como funcionam as certificações PMP® e CAPM®

Com a ascensão da profissão de gestor, o reconhecimento por uma certificação de nome no mercado mundial ganha importância. Existem dois tipos de certificações oferecidas pelo PMI® (Project Management Institute), ambos obtidos por meio de provas que credenciam gerentes de projetos e membros de equipes.

O PMP® (Project Management Professional) é o certificado voltado para os gestores de projetos, ou seja, para quem coordena as equipes. Esse título comprova que o gestor conhece as boas práticas da profissão recomendadas pelo PMI® e reconhecidas mundialmente.

Já o CAPM® (Certified Associate in Project Management) é para outros membros da equipe, que trabalham ao lado de gestores, mas em outras funções. Esse certificado também é válido no mercado mundial.

De acordo com o professor do curso Preparatório para PMP/CAPM® da Solution, João Carlos Boyadjian, essas boas práticas do PMI® estão aliadas ao guia de gestão de projetos, o PMBok® (Project Management Body of Knowledge).

Provas

O exame do CAPM® tem três horas de duração. São 150 questões no total, mas 15 são de pré-teste. Já no PMP® são quatro horas de prova, com 200 questões, sendo 25 para pré-teste. O PMI® não divulga a quantidade necessária de acertos para ser aprovado.

O exame costuma ser feito no computador em um centro de testes que fica em São Paulo. Em alguns casos, em que o aluno mora até a 300 quilômetros do centro de testes, ele pode optar por fazer a prova impressa em outro local.

A taxa para prestar os exames varia para membros do PMI® e não-membros. Se o teste for feito de forma digital, a taxa é maior do que se feito no papel. Para o CAPM®, varia entre $ 225 e $ 300. Já para o PMP®, de $ 250 até $ 555.

Com relação ao conteúdo, Boyadjian disse que a maior parte é encontrada no PMBok®. “Se o candidato focar na teoria, ele passa. O que interessa é o que está escrito no livro”, afirma.

Curso

O curso preparatório para PMP/CAPM® da Solution foi elaborado com o objetivo de oferecer conteúdo para o aluno prestar um dos dois exames e obter o certificado.

De acordo com Boyadjian, o curso é dividido em duas partes. A primeira é focada em fazer o aluno ser elegível para prestar o exame. É uma orientação sobre o que ele precisa para se candidatar.

“O aluno vai ver na segunda parte todo o conceito de como se inicia, planeja, executa e monitora um projeto. São os cinco grupos de processos que estão no guia”, explicou.

Ao final de cada módulo, o aluno faz uma prova e só passa para o seguinte se conseguir uma média acima de 7. Além disso, é oferecido um simulado para o aluno fazer quantas vezes quiser.

Quer saber mais sobre o curso? Acesse aqui.

PMI®, PMP®, CAPM® e PMBOK® são marcas registradas do Project Management Institute, Inc.

Quais as vantagens do MS Project?

Gerenciar projetos pode ser mais fácil com o uso das ferramentas adequadas. Uma das mais importantes é o MS Project, software da Microsoft que pode ser usado para elaboração e acompanhamento de projetos, dos mais simples aos mais complexos.

“O MS Project é uma ferramenta que pode ser utilizada por profissionais de todas as áreas que atuem com projetos. O programa está alinhado às boas práticas do PMI (Project Management Institute) e permite elaborar cronogramas, acompanhar prazos, entre outras coisas”, explica o professor Carlos Roberto Campos. O docente é responsável pelo curso MS Project oferecido pela Solution.

Ele cita que o programa permite elaborar um cronograma para o cliente e o custo de cada etapa do projeto, por exemplo. Também é possível programar atividades, controlar prazos, designar recursos e até mesmo qualificar o grau de importância do projeto geral.

Quem pode utilizar?

Todo profissional que atua com prazos determinados e recursos pode ter vantagens na utilização do MS Project. O software permite gerenciar mais facilmente quais são os prazos de cada tarefa, como estão os gastos, quem está envolvido nos processos, etc.

“Muitos profissionais acabam utilizando planilhas do Excel, mas elas não trazem todo o conteúdo disponível no MS Project. Com isso, perdem mais tempo e não conseguem um gerenciamento efetivo do projeto”, diz Campos.

Ele reforça que mesmo os profissionais que não trabalham diretamente na área de projetos de uma empresa, mas atuam com prazos determinados e recursos específicos, como um arquiteto, por exemplo, se beneficiarão do MS Project.

Aprenda na prática

O curso online MS Project oferecido pela Solution permite que o profissional aprenda, de forma prática, a utilizar as ferramentas do software. “O aluno também terá acesso a uma licença estudantil para usar o programa da Microsoft. Essa licença permite que o conteúdo apresentado no curso seja aplicado de forma prática por ele, que pode acompanhar etapa a etapa”, reforça o docente. A licença tem duração de um ano, segundo o docente.

O curso é baseado na versão mais atualizada do software – a mais recente é o MS Project 2016.