Ciclo da procrastinação: como você lida com prazos e responsabilidades?

O conceito da procrastinação é conhecido e definido pelo adiamento de atividades importantes que, por consequência, geram estresse, culpa e baixa produtividade nos “praticantes”. E se isso já é bem ruim, imagine que ainda existe o ciclo da procrastinação, que apresenta efeitos ainda mais negativos.

Os motivos para procrastinarmos são amplos, mas geralmente estão relacionados com o cansaço, sobrecarga, estresse, preguiça ou falta de motivação. E ao deixar de agir diante de uma situação importante, podemos sofrer pelo esquecimento instantâneo ou arrependimento em curto prazo.

Não é muito difícil entender as situações em que a procrastinação acontece, pois elas aparecem com justificativa para atrasos baseadas na preguiça ou falta de tempo. Priorizar tarefas satisfatórias e deixar as necessárias para depois, não saber se organizar ou tentar ser perfeccionista demais também são sinais de alerta para esse hábito.

Ao esbarrar com uma dessas situações dentro da rotina, vale a pena pensar em mudar os comportamentos que costumam estender o ciclo da procrastinação. Antes de tudo, porém, é importante saber identificá-los e criar ações de fuga.

Efeito dominó

Quem nunca empurrou com a barriga compromissos, tarefas e objetivos que atire a primeira pedra. Até mesmo coisas que poderiam ser resolvidas em poucos minutos, mas que de alguma forma foram ignoradas, são capazes de criar um hábito de procrastinação.

É claro que não há problema algum em procrastinar, desde que isso seja feito poucas vezes. O verdadeiro mal acontece quando a atitude é adotada repetidamente e começa a impactar de forma negativa na qualidade de vida.

Desse ponto para frente, quase todas as áreas são afetadas, desde o núcleo pessoal, passando para o familiar, social e profissional. Procrastinar pode ser até viciante, já que é uma solução aparentemente prática para muitos problemas.

A longo prazo, o ciclo da procrastinação deixa de ser inofensivo e acaba com objetivos. Antes que se perceba, a produtividade deixa de existir e as responsabilidades aparentam ser cada vez mais angustiantes.

Identificando os vilões

Como já sabemos, o ciclo da procrastinação começa com vários estímulos. Antes de contorná-los, é preciso entender cada um deles:

Solução rápida: alcançar bons resultados com mínimo esforço é praticamente impossível. Nessa situação, sempre desejamos que alguém ou algo apareça para resolver um problema com soluções mágicas.

Medo do fracasso: procrastinar gera uma falsa sensação de conforto e competência. Mas a vida exige confrontos com a realidade, o que significa aceitar desafios.

Perfeição exagerada: ser perfeccionista demais é sim um defeito, pois acabamos gerando preocupações excessivas com apenas uma tarefa, que é trabalhada e retrabalhada até se tornar mais importante que qualquer outra.  

Vulnerabilidade: superar obstáculos e resistir à pressão em situações adversas, sem perder o controle emocional, é capaz de manter a firmeza nos propósitos. Do contrário, o foco e atenção no que não é importante gera sofrimento.  

Transtornos emocionais: estar em dia e bem com a saúde mental também é um grande diferencial. Algumas psicopatologias, como depressão e ansiedade, acabam tornando a procrastinação algo enraizado na vida de muitas pessoas.

Planos de ação

Quebrar o ciclo da procrastinação e aumentar a produtividade exige um intenso trabalho nas ações de combate, para que elas virem hábitos. Duas delas são a presença e o modelo mental.

A presença está relacionada com responsabilidade, portanto ela determina que, diante de uma atividade em que nos comprometemos a fazer, devemos efetivamente trabalhar nela naquele momento, antes que a atenção seja desviada para qualquer outra coisa.

Quando percebemos que existe um desvio da concentração para coisas insignificantes, é indispensável parar e avaliar se a escolha é certa ou se a fuga da tarefa importante não vai ser um problema no futuro.

No modelo mental, precisamos deixar de justificar o hábito da procrastinação sempre com a mesma fala. Em vez de se aceitar como alguém que procrastina, o melhor seria limitar a procrastinação a apenas uma situação.

Se assumir como uma pessoa que funciona sob pressão ou que tem dificuldade em terminar tarefas e respeitar prazos também não deve ser um estilo de vida. Aceitar essa condição não ajuda a identificar se a procrastinação acontece em uma tarefa ou se já virou uma dificuldade constante.

Recordando

Após entender e montar planos de ação, ainda assim haverá momentos em que o ciclo da procrastinação mostrará as caras. E está tudo bem. Mas ter em mente os seguintes tópicos vai encurtar as chances para que ele aconteça ou, em alguns casos, permaneça.

Prazos: diminuir o tempo disponível traz senso de urgência, portanto, distribua os prazos em tarefas menores que possam ser feitas mais rápido;  

Rigor: determine um limite para começar e terminar as tarefas com urgência alta e siga com rigor esse plano;  

Organização: ter um calendário visível e com uma listagem das tarefas que estão interligadas trará noção sobre atrasos e o quanto eles podem impactar um projeto;

Desafios: criar desafios pessoais e realmente cumpri-los traz sensação de recompensa. Comece com algo simples e sempre aumente a dificuldade;

Foco: controle o ambiente para facilitar a concentração, deixando distrações longe da sua área de trabalho;

Compartilhar: tenha pessoas com o mesmo objetivo por perto e compartilhe sua evolução com elas para se manter motivado;

Recompensas: cada etapa concluída merece uma comemoração para sustentar a motivação e dar significado à rotina;

Refletir: os efeitos de passar cada obstáculo são positivos para a sua vida? Reflita para entender se vale a pena seguir em frente ou se o objetivo não faz mais sentido.

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Falta de tempo ou falta de prioridade: o que mais atrapalha o desempenho das pessoas?

Você já ouviu alguém dizendo “não tenho tempo para nada”? Pois é, eu também … E por incrível que pareça, também já vi vários colegas que têm suas obrigações profissionais e, além de serem excelentes pais (entenda-se aqui pai ou mãe), praticam esportes (mesmo que apenas no fim de semana) e ainda realizam atividades sociais e espirituais (frequentam missa, cultos, etc.).

Qual a diferença? Será que o dia destas pessoas mais ocupadas tem mais de 24 horas? Trabalham menos de 8 horas diariamente? Ou elas têm prioridades e visões diferente da vida curta que temos?

É comum, e muitas vezes mais cômodo, falarmos que estamos sem tempo. “Estou fazendo mil e uma coisas”, “meu dia precisa ter mais de 24 horas”. Quando analisamos cautelosamente, é verdade que as empresas têm exigido que seus profissionais sejam “multitarefas”, os filhos exigem (e merecem) a atenção dos pais. No entanto, mesmo nestas condições, o planejamento e as prioridades que elencamos ao longo de nossa vida faz toda a diferença entre você ser um bom profissional e você ser uma pessoa reconhecida na empresa, na família e na sociedade.

A dualidade entre Tempo x Prioridades não é rara e tampouco desconhecida para grande maioria da sociedade. O ponto é: por que não conseguimos deixar de priorizar a falta de tempo? Porque não deixamos de priorizar redes sociais em excesso, televisão e outros hábitos que consomem nosso tempo sem que percebamos?

Biologicamente conseguimos uma explicação. Segundo alguns pesquisadores, nosso cérebro prioriza a economia de energia através de hábitos e rotinas, ou seja, quanto menos você pensar mais energia irá economizar. Isto porque o cérebro consome 20% da nossa energia corporal, visto que diariamente cerca de 30 mil decisões são tomadas por uma pessoa.

Por esta ótica, seguir hábitos e rotinas pode ser coerente. Por outro lado, o cérebro não consegue distinguir o que é uma rotina ruim e o que são hábitos saudáveis, assim você pode optar por quais rotinas quer impor no teu dia a dia.

A decisão por qual caminho seguir e quais hábitos devemos adotar é muito pessoal e deve ser uma decisão baseada em princípios e propósitos, mas não por costumes que a sociedade nos apresenta e muita das vezes acabamos por seguir.

O que te deixa feliz? Qual o seu legado? Como você gostaria de ser reconhecido?

Seja autêntico e com personalidade. Uma boa dica é ter a cabeça, o corpo e mente saudáveis, assim você terá mais chances de se tornar um profissional bem sucedido, pois irá estudar, ler, trocar experiências para manter a cabeça ativa; ter uma mente mais sã com a prática da atitude e pensamento positivo; fazer o bem aos semelhantes e à natureza, ao conhecimento através de atividades com o yoga e espiritualidade; por fim, ter um corpo mais maduro com a pratica de atividades físicas, boa alimentação e bom sono.

Do lado das empresas não podemos esquecer que o principal patrimônio de uma organização, depois do nome/marca, são seus colaboradores, os quais são os responsáveis pela empresa. Assim, auxiliar os funcionários a entender seus propósitos de vida e, consequentemente, a conseguir planejar suas prioridades é fundamental para eliminarmos os dizeres comum como “não tenho tempo para nada”.

Por isso a importância de os gestores conhecerem de perto os seus colaboradores, para conseguir uma maior realização pessoal destes e, indiretamente, aumentar as prioridades deles.

Podemos ter bem mais do que apenas uma ótima vida profissional, podemos contribuir com ações em família, na comunidade e na sociedade como um todo, seja através da doação de nosso intelecto ou braço.

Glauber dos Santos é formado pela Esalq/USP e possui experiência no desenvolvimento e treinamento técnico em diferentes cadeias produtivas do agronegócio, além de atuar com gestão de projetos de viabilidade econômica.

Quais as atividades você realiza frequentemente, além dos afazeres profissional e doméstico? Compartilhe conosco.

Use as micro tarefas para começar e concluir qualquer objetivo

Dividir grandes projetos em tarefas menores é uma ação muito presente em ambientes de gerenciamento de projetos. Denominadas micro tarefas, essas divisões tornam o que parecia um problema em algo bem mais simples, menos assustador e mais provável de ser concluído.

Pode acreditar, você conhece e já utilizou ao menos uma vez essa estratégia. Ela segue o princípio de fracionar um desafio em pedaços menores, que serão completados um de cada vez. Por exemplo, se a tarefa exige um texto, um bom começo é abrir o documento no computador.

Ainda tem dúvidas se isso funciona? Após conhecer a prática das micro tarefas, é bem provável que você a utilize para terminar até mesmo aquela lista de afazeres em casa. Vamos lá!

Nosso cérebro tem limites

Por mais que a memória seja boa, em algum momento ela pode vacilar. Isso é completamente normal, pois é impossível lembrar de tudo. Apesar de os limites do cérebro serem diferentes para cada indivíduo, a capacidade média da memória operacional (aquela usada para tarefas) é de 3 a 5 itens. Se alguma coisa for acrescentada a esse processo, é bem possível que ela seja esquecida.

Então, dividir um trabalho em micro tarefas ajuda a separar com mais facilidade cada passo. O truque aqui é bem conhecido: liste os processos em tópicos ou checklists, pois isso ajudará a guiar quando você estiver prestes a esquecer a próxima etapa.

Além disso, é importante trabalhar com metas específicas, que ajudam a melhorar qualquer organização e a produtividade. Estabelecendo alvos, qualquer tarefa passa a ser mais detalhada, com finalidades muito mais claras.

Ao se dividir um projeto em objetivos menores, nos permitimos estabelecer marcos mais específicos. Como resultado, fica mais fácil levar a motivação e o ânimo na direção correta.

E os resultados…

Alguns projetos podem demandar mais tempo, de semanas até anos. Isso significar investir muito trabalho e planejamento para uma tarefa que, se mal guiada, pode levar a uma direção bem fora da planejada inicialmente.

Está aí mais um motivo para executar as micro tarefas, uma vez que elas serão o feedback do andamento do plano, de forma mais rápida e com impacto menor, caso ele saia dos trilhos.

Nada é mais importante para manter o foco em um projeto, e garantir seu sucesso, do que um bom feedback, apontando tanto erros quanto acertos. Dividindo grandes afazeres em partes menores faz com que essa resposta mantenha a motivação e produtividade, itens importantes para a conclusão de um objetivo.

Além disso, faz parte da nossa natureza não gostar de esperar por recompensas “lentas”. Isso significa que gostamos de resultados imediatos e eles precisam ser sempre bons.

Ao dividir essas demandas em micro tarefas, abrimos caminho para experimentar recompensas mais frequentes, que inspiram a continuar seguindo em frente. Em trabalhos grandes demais, fica bem mais fácil desanimar ou deixar algo de lado.

A prática dos minutos

Novamente, cada pessoa tem a sua maneira e ritmo de produtividade. Portanto, a dica é pegar o conceito de quebra das micro tarefas e adaptá-lo para a situação individual do projeto. Aliás, isso também funciona para objetivos do dia a dia, como limpeza da casa, compras, estudos, enfim, tarefas que demandam mais tempo e geralmente são adiadas.

A primeira etapa é dissolver o trabalho em mais partes, distinguindo as etapas e o tempo que vai ser preciso para executar cada uma. Mas anote mesmo, assim nada corre o risco de ser esquecido ou feito às pressas. Após isso, utilize algum método de dedicação do tempo. Como os seguintes exemplos:

Regra de 5 minutos

Neste, é indicado se dedicar a uma tarefa por apenas cinco minutos. Apesar de parecer pouco, essa janela de tempo é bem mais relevante do que não ter feito minuto algum de trabalho, impactando nas realizações de longo prazo.

Muitas vezes a postergação de uma tarefa vem da ansiedade de começar e saber o tempo que levará para chegar ao final dela. Ao se visualizar no conceito das micro tarefas, a impressão que fica é que a conclusão é completamente possível, mesmo que um passo de cada vez.

Como a técnica desperta a vontade em querer cumprir metas, cada vez que for utilizada o período de tempo pode acabar se estendendo além dos cinco minutos previstos inicialmente.

Regra de 2 Minutos

Você não consegue se imaginar preso a uma tarefa por cinco minutos? Então essa outra regra pode ter o mesmo efeito. Baseada em uma teoria do físico Isaac Newton, ela aposta que para acabar com a procrastinação é preciso encontrar uma maneira, seja ela qual for, de começar a tarefa em menos de dois minutos.

Sabe aquela história de que um corpo em repouso continua em repouso a menos que seja influenciado por uma força externa? Pois é, a Lei da Inércia explica bem que se conseguirmos começar uma tarefa que leva dois minutos, vai ser muito mais fácil continuar nela ou em outras. Quando notar, todo o plano das micro tarefas acabará sendo cumprido.

Gostou? Conheça também a estratégia do microlearning e como ela pode te ajudar a aprender mais.

Por que trabalhar demais não significa mais produtividade?

Muitas vezes o dia parece passar tal qual um carro em alta velocidade. Trabalhar demais, de forma acelerada e executando várias tarefas ao mesmo tempo até soa como uma alternativa para contornar tanta correria. Mas já notou que nem mesmo assim parece que as coisas andam?

Claro, nem todo o dia permite um trabalho mais lento ou mais pausas para um merecido café. Entretanto, é importante saber que trabalhar após o horário normal, mantendo um ritmo constante e sem muitas pausas influencia sim no resultado do que se entrega para a empresa.

Em primeiro lugar, existe uma análise errada do funcionário por parte da empresa. Ter muitas horas positivas de longe significa que esse colaborador manterá a produtividade em seu valor máximo.

Um erro maior pode vir por parte dos líderes que não sabem gerir corretamente a produtividade e não entendem que aspectos como uma longa jornada de trabalho impactam diretamente no nível de rendimento.

Das 8h às 18h

Nem todas as pessoas são iguais, inclusive quando se refere ao período em que se sente mais ativo. Se por um lado um indivíduo consegue estar no auge pela manhã, existem aqueles que só funcionam após as 10h. Outros, ainda, só conseguem ter um bom ritmo após o almoço ou durante a madrugada.

Da mesma forma que existem as diferenças fisiológicas, trabalhar demais impacta a produtividade para melhor ou pior, dependendo de cada pessoa.
Ficar preso ao esquema das 8h às 18h pode sugerir uma pressão mental dentro da rotina, já que o funcionário sabe que precisará entrar e sair nessa janela de horário e formalizar tudo o que conseguir na jornada de trabalho. Caso não consiga, lá vem o banco de horas.

Respeitando a individualidade, o gestor deve colocar em prática métodos que potencializem os resultados de sua equipe. Em dias de reuniões estratégicas, por exemplo, todos chegam no mesmo horário. Em outros, mais comuns à rotina, fica a cargo do funcionário cumprir sua jornada em um horário que lhe for mais conveniente.

Evitando responsabilidades

A gestão do próprio tempo é essencial para extrair melhores resultados das tarefas. Quando trabalhamos demais, é comum manter os esforços em atividades que diminuem a importância das que podem parecer “chatas”.
Mesmo que pareça menos grave, essa estratégia pode enfraquecer os negócios e o próprio potencial do funcionário. Nessa questão, ele pode desenvolver pouca maturidade e acabar caindo em ciladas da procrastinação.

Nem sempre estamos com a disposição no ápice para fazer uma atividade, inclusive quando boa parte da nossa energia é tirada por conta de pressões e exigências. E trabalhar demais pode levar a picos de procrastinação, como forma de fuga para situações que parecem não ter solução ou que exijam maiores responsabilidades.

Nem toda proatividade é boa

Em alguns cenários, trabalhar demais é também reflexo de boas intenções. Um colaborador tenta ajudar ao outro, para melhorar os resultados de ambos. O ato, que é um sinal de proatividade, nem sempre acaba sendo benéfico. Isso porque o funcionário pode acabar se sobrecarregando de atividades que não são suas e prejudicando o próprio trabalho.

Se você fecha os olhos para equipe acreditando que somente a proatividade ajudará os colaboradores, com certeza esse problema não irá se resolver. Para evitar uma baixa produtividade como um todo, saiba como instruir um funcionário que tende a trabalhar demais.

Ajude-o a entender que a proatividade é sim algo importante, mas que sozinho ele não conseguirá sustentar todas as áreas. Uma empresa é feita por pessoas de diversas áreas, inclusive a de Recursos Humanos. O departamento deve ser o maior incentivador de um ambiente saudável para o desenvolvimento de todas as atividades.

Você anda trabalhando demais? Compartilhe essas dicas com a sua equipe e gestores 😉

Técnica Pomodoro: como usar para melhorar a gestão de tempo

Muitas pessoas têm dificuldades em terminar suas tarefas dentro do prazo e lidar com listas de afazeres que dão a sensação de serem impossíveis de resolver. A Técnica Pomodoro pode ser uma alternativa para solucionar esse problema.

Criada no final da década de 1980 pelo italiano Francesco Cirillo, a metodologia estimula o foco e pode melhorar a agilidade do cérebro. Mas, afinal, como usar a Técnica Pomodoro para melhorar a gestão de tempo e produtividade?

Separamos alguns passos para entender e aplicar suas funcionalidades no trabalho e estudos. Confira:

Como funciona

A Técnica Pomodoro se baseia na ideia de divisão do fluxo de trabalho em blocos de concentração intensa para melhorar a agilidade do cérebro e estimular o foco. Para colocá-la em prática é preciso apenas um timer ou cronômetro para fazer contagem regressiva, uma lista de tarefas (to-do-list), lápis e borracha.

Após organizar previamente as tarefas a serem desempenhadas durante o dia, basta dividir o tempo de dedicação entre elas em períodos de 25 minutos e trabalhar ininterruptamente nas tarefas dentro dessa minutagem. Nesse tempo é preciso evitar qualquer distração, incluindo notificações do celular e computador.

Descanso

Quando o timer anunciar o fim dos primeiros 25 minutos, anote o avanço no trabalho ou faça um X nas tarefas concluídas. Antes de iniciar o próximo bloco, faça uma pausa de cinco minutos e pratique alguma tarefa não relacionada ao Pomodoro como ir ao banheiro, responder mensagens, fazer uma ligação, tomar um café, etc.

Depois de cada quatro blocos de pomodoros, faça uma pausa mais longa de 30 minutos até voltar ao trabalho. Se o descanso de cinco minutos parecer pouco devida a uma atividade mental muito exigente e cansativa, a recomendação é um descanso um pouco maior, como 10 ou 15 minutos, para não correr o risco de retomar o próximo bloco com a mente exausta.

Sem interrupções é sem interrupções

Quando o criador da Técnica Pomodoro disse que a tarefa deve ser feita sem interrupções, não é um exagero. A quebra da concentração só deve ocorrer se for extremamente urgente e não puder ser adiada. Caso isso aconteça, o mais correto é cancelar o pomodoro e começar outro quando retomar as tarefas. A grande intenção é que não aconteçam distrações que acabem com a concentração e a produtividade.

Para não cair na tentação de olhar o celular, a dica é desligar o ponto de distribuição da internet e, ainda, colocar o aparelho em modo avião. Durante os 25 minutos de pomodoro nem mesmo reprodução de músicas são aconselhadas pois podem comprometer a atenção pena.

Adaptação

Se o tempo de cada bloco da Técnica Pomodoro parecer pouco em relação a um trabalho ou estudo que está rendendo, a parada pode parecer um obstáculo para retomar a concentração quando ela parece no seu auge. Caso a vontade seja seguir com a tarefa mesmo depois de acabado os minutos do bloco é possível adaptar a técnica conforme a necessidade do que está se executando.

Esse é um ponto positivo do pomodoro, pois possibilita uma gestão de tempo baseada na rotina e modo criativo do usuário. Como a inspiração nem sempre aparece na hora que se deseja, entender os próprios prazos pode tornar a técnica mais eficiente.

Prioridades e motivação

Além de evitar a procrastinação, a Técnica Pomodoro incentiva na organização ao eleger quais tarefas são prioridades. Esse é um processo essencial para gerenciamento do tempo tanto para trabalho quanto para estudos, pois também impede de se esquecer quais atividades precisam ser feitas.

Pode parecer pouco importante, mas muitas vezes é fácil se sabotar quando existem muitas tarefas para se fazer ao mesmo tempo. Em visualização de blocos pomodoros, fica mais fácil entender o que foi ou não terminado e se sentir desafiado a finalizar todo o plano de atividades.

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