Como criar um calendário padrão no MS Project

Criar um calendário padrão MS Project pode auxiliar e poupar tempo do gestor. No artigo anterior, você aprendeu a criar um calendário com os horários e feriados. Agora você vai entender como atribuir um calendário para que ele fique disponível a todos os seus projetos. Confira!

Quer aprender a configurar o calendário com horários, feriados e folgas? Leia o tutorial anterior!

Antes de tudo, é preciso conhecer um conceito muito importante do MS Project, o Organizador. Ele é uma ferramenta para copiar relatórios, calendários e outros elementos para outros projetos ou para o modelo Global (Global.MPT). Ao copiar um elemento para o modelo Global, você o disponibiliza para todos os seus projetos.

Para atribuir o calendário padrão da organização para todos os projetos, ou seja, torná-lo global, vamos seguir passo-a-passo. Primeiro, abra o arquivo que você criou o calendário de acordo com o tutorial anterior. Vá na aba “Arquivo” e, em “Informações”, clique em “Organizador”, conforme a imagem abaixo:

Após isso, vá na aba “Calendários”, que é a sexta da janela que vai abrir. Veja a imagem:

Nesta aba, você vai selecionar o calendário que criou e pretende padronizar para todos os seus projetos do lado direito. Neste caso, optei pelo Solution, que foi criado no tutorial anterior. Depois clique em “Copiar” e ele ficará no Globa.MPT.

Não há necessidade de salvar o modelo global para que as ações realizadas sejam aplicadas ao seu projeto. Basta fechar as abas após seguir as etapas. Ao abrir um novo projeto, o calendário copiado para o Global.MPT vai estar disponível para uso.

Calendário padrão disponível para todos os seus projetos

Assim, você poderá abrir qualquer projeto no Microsoft Project, seja ele um projeto já existente ou um novo, para ter à disposição seu calendário criado, já com o horário definido e todos os feriados, folgas, horários específicos, etc.

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Carlos Roberto Campos é especialista em Gestão de Projetos e professor da Plataforma Solution.

Como criar um calendário com feriados e datas fixas no MS Project

O calendário do MS Project tem como objetivo definir o agendamento das tarefas do projeto e, consequentemente, o cálculo das datas de início e término.

No entanto, o calendário do software não possui os feriados e horário de trabalho configurados de acordo com o dia a dia dos seus projetos. Nesse artigo vou lhe ensinar a criar um calendário, inserir folgas (feriados) e repetir essa folga para anos futuros. Confira!

Para configurar um novo calendário, siga os passos baixo. Não recomendo alterar o calendário padrão do MS Project.

Você seleciona a guia “Projeto” e depois “Alterar Período de Trabalho”

Vai abrir a janela “Alterar Período Útil”. E então você clica em “Criar Novo Calendário”. Nesse momento aparece a janela para que você nomeie o calendário. No caso, dei o nome de “Solution”.

Em seguida, você vai acessar a guia “Exceções”, dentro da janela “Alterar Período Útil”, e no campo “Nome” digitar o nome do feriado, em “Início” a data e no campo “Concluir” a data de término do feriado. O ideal é registrar todos os feriados fixos do ano.

Nesse exemplo, registrei o feriado da “Independência”, em 07/09/2019. Sendo ele um feriado que tem uma data fixa, podemos repetir para vários períodos. Para isso, clique na aba “Detalhes”.

Vai abrir a janela abaixo:

Você deve selecionar os campos “Folga” e “Anualmente”. Depois, no campo “Termina após”, digitar a quantidade de ocorrências desejadas. No exemplo, coloquei 10. E então é só clicar em “OK”.

Nesse caso, acabamos de configurar a repetição do feriado da Independência do Brasil para o calendário Solution pelo período de 10 anos (2019 a 2028), para esse projeto apenas.

No próximo artigo, vou ensinar você elaborar um calendário e deixá-lo disponível para todos os seus projetos.

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Carlos Roberto Campos é especialista em Gestão de Projetos e professor da Plataforma Solution.

Como melhorar o seu gerenciamento de projetos

O gerenciamento de projetos faz parte do dia a dia de todo profissional. Afinal, ele precisa realizar a gestão de prazos, custos, escopo e qualidade do trabalho. E somente com essas atividades ele conseguirá sucesso de novos negócios, desenvolvimento de produtos, ordens especiais de produção, construção de grandes empreendimentos e grandes eventos.

Para garantir que o objetivo principal seja alcançado, também é necessário que o profissional esteja sempre atualizado. Assim ele saberá como melhorar o seu gerenciamento de projetos e aumentar suas probabilidades de êxito. Saiba como alcançar essa melhora na seleção de dicas que o blog da Solution separou.

Foco na equipe de gestores

Um gerente de projetos precisa ter experiência comprovada, pois somente assim ele terá domínio dos conceitos e ferramentas técnicas para a gestão de sua equipe.

Ele irá delegar aos funcionários as melhores decisões a serem tomadas. Contribuirá também para a criação de laços de identidade, para que a equipe funcione com mais compromisso e produtividade. Portanto, nunca deixe de aprimorar seus conhecimentos.

Tenha sempre um planejamento

Um gerenciamento de projetos efetivo começa por um bom planejamento. Isso deve começar pelo entendimento do trabalho e da clara definição da missão do projeto.

O uso de softwares pode auxiliar com a organização da comunicação e dos processos que darão andamento à encomenda. Além disso, será importante para avaliar as decisões e aprovar o projeto em todas as fases.

Consuma conteúdos

Assista a Webinars e ouça podcasts. Muitos estão disponíveis gratuitamente na internet e trazem debates interessantes e atuais sobre gerenciamento de projetos.

Outra via são ebooks gratuitos. Algumas empresas oferecem o formato com temas importantes, como segredos para uma gestão de projetos de alta performance ou guias de gestão de projetos e modelos de gestão Canvas.

Busque recursos do cliente

Obtenha o apoio da alta administração da organização em que o projeto está sendo ou vai ser realizado. Ao mesmo tempo, garanta que a organização conheça o projeto, entenda sua importância e apoie o gerente e a equipe.

Um bom gerenciamento de projetos precisa de recursos materiais, mas também da visão do cliente sobre sua aplicação. Mostre a disponibilidade de recursos, materiais, pessoas e tempo que o projeto irá necessitar. Dessa forma, é mais fácil criar uma base sólida para desenvolvimento.

Conheça suas ferramentas

Para a execução do projeto, do que você irá precisar? Como irá direcionar cada ação para cada membro que participa da atividade?

Novamente, o planejamento se torna necessário, mas requer ferramentas para que ele não se torne falho. Uma boa estratégia é usar um software de gestão, como o MS Project, que disponibiliza ferramentas aplicáveis a projetos, dos mais simples aos mais ambiciosos.

Já utiliza alguma dessas ações para seus projetos? Que tal implementar também o uso do MS Project? Conheça o curso clicando aqui.

5 funcionalidades do MS Project

Executar um projeto é dedicar um esforço temporário na criação de um produto, serviço ou resultado específico. No entanto, o senso comum leva a crer que a estratégia, assim como suas ferramentas, serve apenas para gestores de projeto. É o caso do MS Project, software produzido pela Microsoft, que tem a funcionalidade de otimizar o gerenciamento de projetos de qualquer área.

“Engenheiros, tecnólogos e administradores que trabalham com projetos que têm o conceito principal de apresentar ao final um resultado, um produto ou um serviço com data de início e término determinados, assim como consumo de recursos e pessoas, podem se beneficiar desse recurso. Esses são os conceitos básicos e mostram que não somente um gerente tem o compromisso de entrega dos objetivos e a garantia do sucesso do planejamento”, explica o professor do curso online MS Project da plataforma Solution, Carlos Roberto Campos.

Confira as 5 funcionalidades do MS Project elencadas pelo professor:

Planejamento e controle de prazos

O projeto é um conjunto de atividades de dependência lógica que, se bem elaboradas e planejadas, podem oferecer todo o prazo para realização do projeto. “Fazer isso sem o software, hoje em dia, até mesmo em projetos simples como a reforma de uma sala, pode ser uma tarefa difícil”, conta.

Gerenciamento de recursos

Todo projeto demanda recursos, sendo eles mão de obra e materiais que serão consumidos em cada atividade, por exemplo. Campos ressalta que estar dentro do orçamento, controlar e avaliar são garantias do software para tarefas dentro do projeto. Um exemplo se aplica a pintura da parede, em que o programa poderá calcular os valores e a mão de obra por valor/hora em uma única tarefa.

Gerenciamento múltiplo

Para pessoas que trabalham com o gerenciamento de múltiplos projetos, desde os simples aos mais complexos, que demandam prazo, andamento e custos diferentes, o software permite trabalhar com o conceito de múltiplos projetos de maneira mais fácil que o controle do Excel, que possui limitações próprias da planilha.

Visualização do caminho crítico

Quando se faz encadeamento de todas as atividades e a construção lógica de um projeto o programa poderá mostrar caminhos críticos. “Dentro de todas as atividades que existem em um projeto, temos aquelas que não têm folga pois são atividades críticas. Se ocorrer um atraso de um dia nela, todo o projeto terá atraso de um dia na entrega. Já com o MS Project podemos visualizar como fazer uma otimização dos recursos, colocando mais pessoas para trabalhar na atividade e reduzindo o caminho crítico. O software vai permitir a quem tem o conhecimento da ferramenta otimizar os recursos para se concentrar naqueles que realmente precisam de mais atenção”, conta Campos.

Relatórios integrados

A versão 2016 do software disponibiliza relatórios integrados na própria ferramenta. Para o gestor, isso significa ter todo o controle de custo, orçamento, esforço e desempenho de atividade de forma organizada sem perder o histórico das ações. A partir do momento que as informações do projeto são atualizadas, os relatórios são automaticamente atualizados e mostram a realidade do andamento de todo o plano, inclusive suas necessidades.

O curso online MS Project da plataforma Solution apresenta as principais funcionalidades do Microsoft Project 2016 através de uma metodologia “hands on”, no qual o aluno aprende em 80% do tempo na própria ferramenta. Quer saber mais sobre o curso? Clique aqui.

Veja também quais as vantagens do MS Project.

Quais as vantagens do MS Project?

Gerenciar projetos pode ser mais fácil com o uso das ferramentas adequadas. Uma das mais importantes é o MS Project, software da Microsoft que pode ser usado para elaboração e acompanhamento de projetos, dos mais simples aos mais complexos.

“O MS Project é uma ferramenta que pode ser utilizada por profissionais de todas as áreas que atuem com projetos. O programa está alinhado às boas práticas do PMI (Project Management Institute) e permite elaborar cronogramas, acompanhar prazos, entre outras coisas”, explica o professor Carlos Roberto Campos. O docente é responsável pelo curso MS Project oferecido pela Solution.

Ele cita que o programa permite elaborar um cronograma para o cliente e o custo de cada etapa do projeto, por exemplo. Também é possível programar atividades, controlar prazos, designar recursos e até mesmo qualificar o grau de importância do projeto geral.

Quem pode utilizar?

Todo profissional que atua com prazos determinados e recursos pode ter vantagens na utilização do MS Project. O software permite gerenciar mais facilmente quais são os prazos de cada tarefa, como estão os gastos, quem está envolvido nos processos, etc.

“Muitos profissionais acabam utilizando planilhas do Excel, mas elas não trazem todo o conteúdo disponível no MS Project. Com isso, perdem mais tempo e não conseguem um gerenciamento efetivo do projeto”, diz Campos.

Ele reforça que mesmo os profissionais que não trabalham diretamente na área de projetos de uma empresa, mas atuam com prazos determinados e recursos específicos, como um arquiteto, por exemplo, se beneficiarão do MS Project.

Aprenda na prática

O curso online MS Project oferecido pela Solution permite que o profissional aprenda, de forma prática, a utilizar as ferramentas do software. “O aluno também terá acesso a uma licença estudantil para usar o programa da Microsoft. Essa licença permite que o conteúdo apresentado no curso seja aplicado de forma prática por ele, que pode acompanhar etapa a etapa”, reforça o docente. A licença tem duração de um ano, segundo o docente.

O curso é baseado na versão mais atualizada do software – a mais recente é o MS Project 2016.