Executar um projeto é dedicar um esforço temporário na criação de um produto, serviço ou resultado específico. No entanto, muitos acreditam que a gestão de projetos, assim como suas ferramentas, serve apenas para pessoas em cargos de supervisão. É o caso do MS Project, software produzido pela Microsoft, que tem a funcionalidade de otimizar o gerenciamento de projetos de qualquer área.
“Engenheiros, tecnólogos e administradores que trabalham com projetos que têm o conceito principal de apresentar ao final um resultado, um produto ou um serviço com data de início e término determinados, assim como consumo de recursos e pessoas, podem se beneficiar desse recurso”, explica o professor do curso MS Project, da plataforma Solution, Carlos Roberto Campos.
Ele lembra também que esses são conceitos básicos e mostram que não somente um gerente tem o compromisso de entrega dos objetivos e a garantia do sucesso do planejamento, como qualquer pessoa envolvida em um projeto.
Quer saber mais sobre essa ferramenta? Confira as 5 funcionalidades do MS Project selecionadas pelo professor:
Planejamento e controle de prazos
O projeto é um conjunto de atividades de dependência lógica que, se bem elaboradas e planejadas, podem oferecer todo o prazo para realização do projeto. “Fazer isso sem o software, hoje em dia, até mesmo em projetos simples como a reforma de uma sala, pode ser uma tarefa difícil”, conta.
Gerenciamento de recursos
Todo projeto demanda recursos, sendo eles mão de obra e materiais que serão consumidos em cada atividade, por exemplo. Campos ressalta que estar dentro do orçamento, controlar e avaliar são garantias do software para tarefas dentro do projeto. Um exemplo se aplica para a pintura da parede, em que o programa pode calcular os valores e a mão de obra por valor/hora em uma única tarefa.
Gerenciamento múltiplo
Para pessoas que trabalham com o gerenciamento de múltiplos projetos, desde os simples aos mais complexos, que demandam prazo, andamento e custos diferentes, o software permite trabalhar com o conceito de múltiplos projetos de maneira mais fácil que o controle do Excel, que possui limitações próprias da planilha.
Visualização do caminho crítico
Quando se faz encadeamento de todas as atividades e a construção lógica de um projeto o programa poderá mostrar caminhos críticos. “Dentro de todas as atividades que existem em um projeto, temos aquelas que não têm folga pois são atividades críticas”, comenta.
Se ocorrer um atraso de um dia em uma tarefa, todo o projeto terá atraso de um dia na entrega. “Já com o MS Project podemos visualizar como otimizar os recursos, colocando mais pessoas para trabalhar na atividade e reduzindo o caminho crítico. O software vai permitir a quem tem o conhecimento da ferramenta maximizar recursos para se concentrar naqueles que realmente precisam de mais atenção”, conta Campos.
Relatórios integrados
A versão 2016 do software disponibiliza relatórios integrados na própria ferramenta. Para o gestor, isso significa ter todo o controle de custo, orçamento, esforço e desempenho de atividade de forma organizada sem perder o histórico das ações.
A partir do momento em que as informações do projeto são alteradas, os relatórios são automaticamente atualizados e mostram a realidade do andamento de todo o plano, inclusive suas necessidades. Gostou do conteúdo? Saiba também por que a gestão de risco é uma tendência para os próximos anos.
