Como fazer reuniões criativas e produtivas - 4 passos

Saiba o que é necessário para sair da mesmice, e gerar mais ideias e resultados em suas reuniões

Ultimamente, tem-se feito muitas reuniões nos ambientes de trabalho, e percebe-se que muitas delas, na verdade, são reuniões aborrecidas.

As pessoas vão para essas reuniões no piloto automático, tentando escapar do momento, ou fazer com que a reunião transcorra da maneira mais rápida.

E, na verdade, é possível ter uma reunião bastante criativa, e sair com um monte de ideias, um monte de soluções que nem se imaginavam.

Então, existe um espírito pré-disposto para essa reunião. Hoje, você receberá algumas dicas para que possa transformar uma reunião aborrecida em uma reunião criativa.

Continue a leitura e saiba mais!

O que é uma reunião criativa? – Passo 01

O pressuposto de uma reunião criativa é que se compartilhe ideias por meio de um diálogo. Então, não é uma reunião de comando, onde o líder passa um comando e as outras pessoas ouvem e anotam.

Uma reunião criativa é uma reunião que permite interação. É uma reunião em que existe um diálogo, para a geração de compartilhamento - não apenas de conhecimento, mas de ideias também.

Como começar uma reunião criativa – Passo 02

É interessante, por exemplo, começar a reunião criativa fazendo uma leitura de contexto, para que se saiba qual o mérito da reunião: ela é estratégica, por exemplo, onde pode-se decidir os próximos passos para os meses que estão por vir?

Ou é uma reunião que pode aprovar práticas, projetos e ideias para o próximo período e, assim, chegar em um determinado resultado no final do ano? Ou seja, é uma reunião estratégica?

Por isso, é interessante começar com uma leitura de contexto. Perguntem-se: onde estamos hoje? O que conquistamos até agora? E então, cada um pensa naquilo que conquistou no seu espaço de trabalho.

Por exemplo: quais são as nossas forças? Então, para ter conquistado o que você conquistou, o que você usou como força? Quais talentos pessoais você utilizou para conquistar isso?

O líder também pode pedir para as pessoas da equipe criarem um storytelling de uma situação que deu certo. Isso porque, geralmente, nós gostamos muito de contar o que não deu.

Ressaltando o positivo – Passo 03

Em uma reunião criativa, estimula-se sempre a construção. Por mais que se queira corrigir o que deu errado, sempre deve-se colocar o foco no positivo para corrigir o negativo, e não o contrário – começo no negativo para depois falar do positivo. Ou seja, ressaltar o que deu certo.

Porque, quando a pessoa vem trazer um problema, pode-se falar: então, e quando deu certo, o que você usou? O que você pode adaptar do que deu certo nesse momento, aonde você se frustrou, ou onde as coisas deram errado?

É muito positivo compartilhar vitórias também - coisa que nós não fazemos. Costumamos trazer mais o que nos decepcionou, o que nos frustrou, tornando aquela uma reunião de queixas.

São muito comuns, nesse momento, que a magnitude dos problemas que temos, e a natureza dos problemas que temos, estando mais no âmbito do complexo do que do simples, que as reuniões virem, muitas vezes, reuniões de lamúrias. Então, essa é uma forma de colocar a reunião em construção.

Construindo a identidade de grupo – Passo 04

Quem é líder ou gestor, pode começar também querendo entender qual é a identidade do grupo perante toda a organização, perante todo o mercado, os clientes, o contexto.

Então, você pode perguntar para a sua equipe: qual o valor do nosso departamento? Se a gente não existisse como departamento, o que aconteceria com a empresa? De que maneira nós somos necessários para a organização?

A partir daí, como nós queremos ser vistos? Como você acha que nós somos vistos pela organização? Será que a organização percebe a nossa importância? Se não percebe, o que vamos fazer para que ela perceba?

Com isso, você começa a construir uma identidade de grupo. Sempre lembrando que uma característica humana, para trabalhar junto, é sentir que pertence. É muito difícil conseguirmos trabalhar em equipe quando não nos sentimos pertencendo. Quando não acreditamos que o que fazermos é importante para o grupo.

E isso é uma forma de valorizar o que cada um faz - perguntando como nós, como grupo, queremos ser vistos pela organização. E aí sim, depois que lemos o contexto e construímos a identidade, nós olhamos para a frente, para o futuro.

Então, se você tem uma meta, questione: onde nós queremos chegar com essa meta? Qual a importância da nossa meta? Qual é o significado da nossa meta? O nós vamos precisar fazer para alcançar essa meta no final?

Ou um membro da equipe pergunta para o outro: como eu posso te ajudar? Ou: como você pode me ajudar? É uma pergunta 360 graus. Não é de cima para baixo, nem de baixo para cima. Mas é uma pergunta sistêmica, onde todo mundo pergunta para todo mundo.

Isso pode ajudar a criar uma reunião em que, na verdade, as pessoas ponham mãos à obra - sempre lembrando que é importante falar em construção.

Compreenda se a equipe está em modo reativo

Como estamos vivendo em um contexto de bastante incerteza e volatilidade, algumas pessoas reagem muito mal a isso, com medo – sendo que alguns medos são absolutamente conscientes, mas a maioria não é.

E as pessoas não percebem que estão no modo reativo, negando as suas dificuldades, ou se queixando, ou trabalhando de maneira ressentida, ou frustrada.

É muito importante entendermos os nossos medos, porque às vezes a equipe começa a entrar em conflito, ou tem mais discordância que concordância, e nós não conseguimos entender quais são os medos que estão dentro desse ambiente coletivo.

É preciso quebrar o gelo?

O tempo, hoje, também é muito importante. Se antes falávamos que tempo é dinheiro, hoje falamos que tempo é vida. Não tem como perder tempo. O tempo vale ouro, ele é preciosíssimo. Por isso, é importante em uma reunião evitar conversas superficiais.

Às vezes, para quebrar o gelo, nós passamos boa parte da reunião falando sobre nada. E, muitas vezes, um líder inseguro, para criar “camaradagem”, ficam muito tempo com conversas superficiais.

Com isso, é possível notar que o líder não está se sentindo tão aceito e tenta conquistar o grupo. Sendo assim, é melhor fortalecer a autoconfiança, para ter conversas mais diretas.

Afinal, uma reunião produtiva dura bem menos tempo do que uma reunião improdutiva. Se precisamos de muito tempo para quebrar o gelo, tem alguma coisa errada.

Pontos de atenção

- Tenha claro o propósito da reunião. “Por que que eu estou fazendo essa reunião, e por que ela é importante?”

Se a reunião não é importante para mim, ela vai envolver devaneios e divagações. Então, é muito importante entender: ela é realmente necessária nesse momento?

- O cérebro adora desafios criativos. A gente adora ter problema para resolver. E a gente adora ter problema para resolver juntos, gerando ideias. Por isso, é muito legal quando pedem a nossa ajuda, a gente também se sente fazendo parte.

- Aprenda sobre pensamento divergente e pensamento convergente, brainstorm, e comece a usar isso em suas reuniões, para colocar as pessoas para pensar.

Com a falta de tempo, muitas reuniões têm se tornado de comando, ou seja, um fala e todos obedecem. É claro que há algumas situações em que esse tipo de reunião é necessária porque ela tem caráter imediato e de orientação. Mas, se quisermos gerar ideias, ter suporte, sair da mesmice, temos que abrir espaços de diálogo dentro da organização.

Como aprender sobre criatividade

A criatividade facilita o entendimento de desafios, ajuda a lidar com a incerteza em relação ao futuro, e nos faz capazes de ganhar fluência na geração de ideias e soluções originais.

Se você deseja aprofundar o seu conhecimento sobre o pensamento criativo e a mentalidade da pessoa criativa, conheça o curso de Criatividade da Plataforma Solution, ministrado pela professora Fátima Jinnyat.

Com ele, vamos além das técnicas e receitas prontas, pois de nada serve uma técnica sem uma mente criativa para aplicá-la.

Este curso faz parte das assinaturas Solution Plus e Solution for Business.

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