Conheça o conceito fundamental para a melhoria da sua gestão
Você já parou para pensar que fatos podem ser mais importantes que dados? Conheça, então, o termo Genba, que mostra a importância de não se confiar apenas nos dados que são apresentados. É preciso compreender seu contexto, e o que está acontecendo no local de onde ele foi extraído.
No artigo de hoje, discutimos como implementar esse conceito no ambiente administrativo, onde se precisa dar grande atenção às falas dos colaboradores, para assim identificar e resolver os problemas, melhorando a gestão feita na empresa.
Se esse assunto chamou a sua atenção, continue a leitura e aprenda mais sobre ele.
O que é o Genba?
O Genba é o local onde as coisas acontecem, onde os fatos ocorrem. Então, se eu estou com um problema, tenho que ir diretamente na sua fonte para entendê-lo e, posteriormente, solucioná-lo.
Imagine que você tem um termômetro que está com uma temperatura muito alta – se você olhar o dado que ele fornece, está marcando 40 graus.
Mas se você for lá fora, está nevando ou seja, naquilo que está realmente acontecendo. 
Por isso, trouxemos o exemplo do Genba para mostrar a você que não se deve acreditar somente nos dados. Isso porque, quando você está em uma empresa, há dados em todos os lugares, Power BIs, indicadores x y z, que podem trazer informações que não representam a realidade da organização.
Como implementar o Genba no ambiente administrativo?
Como dissemos anteriormente, o Genba é o local onde o problema acontece. Mas, como implementá-lo no ambiente administrativo, melhorando a sua gestão? Quando falamos de uma fábrica, ou de um ambiente onde há uma produção de peças seriadas, por exemplo, ou de algum produto, é muito mais fácil colocar esse conceito em prática.
Porém, quando vamos para um ambiente administrativo, os processos geralmente acontecem dentro da cabeça das pessoas, ou dentro dos computadores. Por isso, agora vamos falar sobre como é a aplicação do Genba nesse cenário, e quais são as descobertas que temos quando colocamos esse conceito em prática.
– O círculo de Ohno
Então, é como no “círculo de Ohno”, onde se fazia um círculo na linha de montagem, e os gerentes ficavam dentro dele buscando pontos de melhoria, de desperdícios. E isso é mais difícil, mais complicado de ser aplicado no Genba administrativo e, consequentemente, na gestão, já que as atividades estão sendo realizadas na cabeça das pessoas.
Ou seja, nós temos que exercitar muito mais do que a visão das atividades sendo realizadas, mas também o ouvir e perguntar. Porque, quem vai conseguir nos explicar como funcionam as atividades são os colaboradores, as pessoas que as executam. Então, precisamos exercitar o porquê.
– Exercitando o porquê
Precisamos voltar para a nossa infância, onde questionávamos tudo, quando estávamos aprendendo a falar, a entender o mundo, e nós temos que fazer a mesma coisa, só que nas empresas, com os colaboradores.
Isto é, entender o porquê de as atividades serem realizadas daquela maneira, o porquê de o relatório ser feito daquela maneira, o motivo da planilha ser feita e de preenchermos os dados no sistema. Ou seja, saber para onde vão essas atividades, para onde vão essas informações. Quais fórmulas são utilizadas e o porquê dessas fórmulas.
Então, o porquê tem que ser exercitado constantemente. Afinal, o gestor, os consultores, os analistas e os especialistas que estão executando essa atividade de ir ao Genba e entender como esse sistema funciona, como os processos e atividades funcionam, têm que estar muito atentos a questão de conversar com as pessoas, e entender como funciona cada uma dessas atividades.
– Descobertas obtidas com o Genba
As grandes descobertas que nós temos ao irmos ao Genba administrativo, é conseguirmos visualizar sistemas muito caros que são utilizados na organização, que as empresas compram para os seus colaboradores usarem no dia a dia.
E assim, percebermos que eles são meramente parte de um retrabalho, porque o colaborador já realizou o seu trabalho em uma planilha, e está apenas repassando as informações para esse sistema. Isso porque, foi dito para ele que tinha que ser feito daquela maneira e ninguém foi verificar como realmente aconteciam as atividades.
Você verifica os retrabalhos entre as áreas parceiras, onde as pessoas preenchem planilhas, modificam resultados, repassam essa informação, e aquela área que está recebendo a informação podia ter recebido-a de uma forma qualificada. Porém, ela tem que retrabalhar essa informação, porque ela só teve parte da informação que foi solicitada.
Então, nós temos que estar muito atentos às informações que estão sendo transmitidas. E, para isso, no Genba administrativo, temos que ouvir os colaboradores.
– Pergunte, pergunte e pergunte
Muitas vezes, os líderes das áreas não estão no dia a dia perguntando e questionando as atividades, ou então eles não sabem como os colaboradores executam suas atividades, e acabam deixando passar melhorias que poderiam ser realizadas, por não conseguir perceber as dificuldades diárias do seu colaborador.
E, até mesmo sem querer, eles solicitam atividades que geram um trabalho muito desnecessário, que se ele tivesse ido ao Genba, perguntado, conversado com o seu colaborador, ele não deixaria isso acontecer, e faria algo muito mais fácil e produtivo para o dia a dia das pessoas, para o seu time e empresa.
Com isso, a empresa inteira lucraria na forma de ganho de produtividade, agilidade e redução de custos, porque os sistemas estão aí para ajudar, não para dificultar o dia a dia das pessoas.
Em uma produção, nós conseguimos ver. Então, se você fica parado na frente da máquina, você consegue ver o retrabalho saindo, a movimentação do operador. Agora, no administrativo, você tem as pessoas no escritório sentadas e executando o seu trabalho.
Então essas dicas, de ter essa conversa, da parte que tem que ter uma comunicação muito intensa com os colaboradores, e voltar a ser criança nos porquês, fazem toda a diferença para realmente termos um profundo entendimento das atividades dentro do administrativo.
Aí, com isso, nós podemos entender, quando estamos em um projeto, o seu estado atual, como as coisas estão acontecendo, quais os problemas, para definirmos objetivos e tudo o mais, fazendo essa prática de ter o diálogo com todos os níveis da organização, com as pessoas que estão operando principalmente, e com as áreas que estão relacionadas nos mais diversos sistemas da companhia.
Esse é um grande ponto de partida para quem gere em um escritório ou em uma empresa de serviços, para que consiga realmente captar a essência do Genba no administrativo.
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