Você precisa de 36 horas para render e concluir seus objetivos? E se fosse possível organizar as tarefas e deixar o dia mais produtivo? Pois essa é a proposta da Matriz de Eisenhower para aqueles que querem descomplicar todas as responsabilidades.
A ferramenta nada mais é do que um filtro para visualizar melhor o que requer mais esforço diário. Por ordem de prioridade, as tarefas são organizadas para ampliar a visão do que é mais ou menos urgente.
Além de prezar pelo aumento da produtividade, a Matriz de Eisenhower esclarece como usamos o nosso tempo de forma geral. Ao final, ela leva a reflexão do que nos sobrecarrega e o que é deixado para a última hora. O resultado é a redução do estresse e o aumento da produtividade em vários sentidos.
Para começar a produzir mais e descomplicar de vez as tarefas, saiba como usar a ferramenta.
O que é importante
Geralmente confundimos coisas urgentes das coisas que não precisam de atenção no momento. Somando isso ao famoso hábito de procrastinar, as tarefas se acumulam e acabam sendo entregues de forma atropelada e em cima da hora.
A Matriz de Eisenhower é bem simples quanto a isso. Basta colocar em um papel todos as entregas e categorizar o que precisa de mais ou menos atenção. Isso deve ser feito diariamente, para ter uma visão de como serão as tarefas de um único dia.
Facilitando as coisas, basta pensar nas seguintes classificações:
- Urgente e importante: tarefas que não podem ser ignoradas;
- Urgente não importante: tarefas que precisam de atenção, mas não são tão relevantes;
- Não urgente e importante: tarefas que podem ser inseridas na rotina;
- Não urgente e nem importante: geralmente qualquer coisa que fazemos para fugir das responsabilidades, como olhar as redes sociais.
Ao separar os itens da lista, eles podem ser organizados em um quadro para melhorar a visualização. Abaixo, preparamos um exemplo de utilização das classificações.
Um método vantajoso
Não somente a promessa de render mais como também fazer tudo da melhor forma está na proposta da Matriz de Eisenhower. Aplicando diariamente o método, essas serão as vantagens na rotina:
- Foco no que realmente importa;
- Melhor percepção de quando é necessário delegar tarefas;
- Redução do estresse;
- Aumento da produtividade;
- Compreensão do que precisa ser mudado;
- Organização melhor e mais eficiente.
Refletindo o que é urgente
Apesar de simples, a Matriz de Eisenhower exige uma verdadeira reflexão do que é ou não urgente. Entender a diferença das tarefas nesse momento será o principal ponto para que a ferramenta funcione.
Importante são atividades com objetivos ou metas definidos. Um exemplo simples são relatórios ou projetos que precisam de data certa para serem entregues.
Já as urgentes têm prazo estritamente definidos, como acontece com reuniões ou inscrições. Essas tarefas podem ser delegadas a outras pessoas da equipe, caso possível, agilizando mais as entregas.
O objetivo é que a lista esteja em constante mudança. Conforme as tarefas prioritárias são finalizadas, mais espaço existe para gerenciar as que não têm tanta prioridade e, eventualmente, tirá-las da lista de afazeres.
A Matriz de Eisenhower pode ser perfeitamente combinada com outras técnicas de gerenciamento de tempo. A Pomodoro é uma delas, levando a entregas mais ágeis e altamente produtivas.
Leia também algumas dicas para evitar problemas ergonômicos por repetição.
