Dividir grandes projetos em tarefas menores é uma ação muito presente em ambientes de gerenciamento de projetos. Denominadas micro tarefas, essas divisões tornam o que parecia um problema em algo bem mais simples, menos assustador e mais provável de ser concluído.
Pode acreditar, você conhece e já utilizou ao menos uma vez essa estratégia. Ela segue o princípio de fracionar um desafio em pedaços menores, que serão completados um de cada vez. Por exemplo, se a tarefa exige um texto, um bom começo é abrir o documento no computador.
Ainda tem dúvidas se isso funciona? Após conhecer a prática das micro tarefas, é bem provável que você a utilize para terminar até mesmo aquela lista de afazeres em casa. Vamos lá!
Nosso cérebro tem limites
Por mais que a memória seja boa, em algum momento ela pode vacilar. Isso é completamente normal, pois é impossível lembrar de tudo. Apesar de os limites do cérebro serem diferentes para cada indivíduo, a capacidade média da memória operacional (aquela usada para tarefas) é de 3 a 5 itens. Se alguma coisa for acrescentada a esse processo, é bem possível que ela seja esquecida.
Então, dividir um trabalho em micro tarefas ajuda a separar com mais facilidade cada passo. O truque aqui é bem conhecido: liste os processos em tópicos ou checklists, pois isso ajudará a guiar quando você estiver prestes a esquecer a próxima etapa.
Além disso, é importante trabalhar com metas específicas, que ajudam a melhorar qualquer organização e a produtividade. Estabelecendo alvos, qualquer tarefa passa a ser mais detalhada, com finalidades muito mais claras.
Ao se dividir um projeto em objetivos menores, nos permitimos estabelecer marcos mais específicos. Como resultado, fica mais fácil levar a motivação e o ânimo na direção correta.
E os resultados…
Alguns projetos podem demandar mais tempo, de semanas até anos. Isso significar investir muito trabalho e planejamento para uma tarefa que, se mal guiada, pode levar a uma direção bem fora da planejada inicialmente.
Está aí mais um motivo para executar as micro tarefas, uma vez que elas serão o feedback do andamento do plano, de forma mais rápida e com impacto menor, caso ele saia dos trilhos.
Nada é mais importante para manter o foco em um projeto, e garantir seu sucesso, do que um bom feedback, apontando tanto erros quanto acertos. Dividindo grandes afazeres em partes menores faz com que essa resposta mantenha a motivação e produtividade, itens importantes para a conclusão de um objetivo.
Além disso, faz parte da nossa natureza não gostar de esperar por recompensas “lentas”. Isso significa que gostamos de resultados imediatos e eles precisam ser sempre bons.
Ao dividir essas demandas em micro tarefas, abrimos caminho para experimentar recompensas mais frequentes, que inspiram a continuar seguindo em frente. Em trabalhos grandes demais, fica bem mais fácil desanimar ou deixar algo de lado.
A prática dos minutos
Novamente, cada pessoa tem a sua maneira e ritmo de produtividade. Portanto, a dica é pegar o conceito de quebra das micro tarefas e adaptá-lo para a situação individual do projeto. Aliás, isso também funciona para objetivos do dia a dia, como limpeza da casa, compras, estudos, enfim, tarefas que demandam mais tempo e geralmente são adiadas.
A primeira etapa é dissolver o trabalho em mais partes, distinguindo as etapas e o tempo que vai ser preciso para executar cada uma. Mas anote mesmo, assim nada corre o risco de ser esquecido ou feito às pressas. Após isso, utilize algum método de dedicação do tempo. Como os seguintes exemplos:
Regra de 5 minutos
Neste, é indicado se dedicar a uma tarefa por apenas cinco minutos. Apesar de parecer pouco, essa janela de tempo é bem mais relevante do que não ter feito minuto algum de trabalho, impactando nas realizações de longo prazo.
Muitas vezes a postergação de uma tarefa vem da ansiedade de começar e saber o tempo que levará para chegar ao final dela. Ao se visualizar no conceito das micro tarefas, a impressão que fica é que a conclusão é completamente possível, mesmo que um passo de cada vez.
Como a técnica desperta a vontade em querer cumprir metas, cada vez que for utilizada o período de tempo pode acabar se estendendo além dos cinco minutos previstos inicialmente.
Regra de 2 Minutos
Você não consegue se imaginar preso a uma tarefa por cinco minutos? Então essa outra regra pode ter o mesmo efeito. Baseada em uma teoria do físico Isaac Newton, ela aposta que para acabar com a procrastinação é preciso encontrar uma maneira, seja ela qual for, de começar a tarefa em menos de dois minutos.
Sabe aquela história de que um corpo em repouso continua em repouso a menos que seja influenciado por uma força externa? Pois é, a Lei da Inércia explica bem que se conseguirmos começar uma tarefa que leva dois minutos, vai ser muito mais fácil continuar nela ou em outras. Quando notar, todo o plano das micro tarefas acabará sendo cumprido.
Gostou? Conheça também a estratégia do microlearning e como ela pode te ajudar a aprender mais.
