Organização financeira ainda é um tabu para boa parte das pessoas. Muitos não veem a necessidade de ter uma forma de controle dos gastos mensais, no entanto, às vezes uma planilha ou até um papel com anotações pode ser a chave para sair do vermelho e poupar para projetos futuros.
Uma boa maneira para começar a ter organização financeira é utilizando o Excel. Mesmo sem conhecimentos técnicos profundos do software, com noções básicas você consegue ter seu planejamento de gastos de forma prática e – o melhor – personalizada.
“Com o Excel você organiza o que tem para receber, o que tem para gastar e tem um diagnóstico pessoal de como está utilizando os recursos. Aí você pode ter uma melhor tomada de decisão para organização financeira”, afirma João Rosa, professor da Plataforma Solution e idealizador do canal Botão do Excel.
Ele separou três dicas práticas para quem pretende começar a organizar a vida financeira pelo Excel. Confira!
Aba demais, produtividade de menos
A primeira dica é tomar cuidado com a quantidade de abas que vai abrir para controlar suas finanças pessoais. É comum na organização financeira as pessoas terem uma aba para cada mês, mas isso é condenado pelo professor. “Nunca monte dessa forma. Você está organizando de maneira errada e quando for fazer uma análise vai levar muito mais tempo”, afirma.
A dica aqui é fazer uma planilha dinâmica e com todas as informações dos meses em uma mesma aba. Uma opção é montar seus gastos do primeiro mês com todas as fórmulas e copiar para os meses seguintes – e então você insere os dados mensalmente e o próprio Excel vai gerar os resultados de entrada, saída e saldo final.
Essa planilha com colunas para os meses deve ter todas as informações na mesma aba e, assim, quando chegar ao final do período – semestral ou anual – vai ser simples conseguir um relatório de investimentos ou de gastos anuais, por exemplo.
Cada qual no seu quadrado
Essa aqui é uma dica básica para quem usa o Excel não apenas nas finanças pessoais, mas em tudo: não coloque mais de uma informação na mesma célula. “Quando você for organizar, procure colocar por tipo de despesa, se é crédito ou débito e na frente o valor. Cada um em uma célula”, orienta Rosa.
Isso porque fica difícil aplicar fórmulas com eficácia se tiver várias informações na mesma célula. Por exemplo, se você quer incluir na planilha sua despesa em um restaurante. Não coloque “Restaurante – R$ 50” no mesmo espaço. Sempre separe e, assim, o valor vai entrar na conta da fórmula e no total de gastos, deixando tudo mais prático.
Cuidado com a vaidade
Organização financeira no Excel é legal porque você pode personalizar sua planilha e deixar das cores e formatos que quiser, correto? Sim. Principalmente para os amantes de uma boa estética organizacional, o Excel é tentador. No entanto, não é interessante se ater a isso logo no começo. É importante pensar na produtividade e na eficácia da planilha antes da beleza dela.
“Não olhe sua informação pensando no que vai sair na impressora. Você deve olhar para facilitar uma análise inteligente dos dados e depois você gera o relatório extraído dessa análise”, explica o professor. É preciso ter uma base de dados muito bem organizada antes de pensar na estética da sua planilha mensal.
Organização organizada
Resumidamente, para utilizar o Excel como ferramenta de controle financeiro é preciso ter, antes de tudo, organização. Assim, você conseguirá colocar os dados de forma efetiva na planilha e facilitará a análise deles. “Tudo deriva disso, a organização é o cerne de tudo”, salienta Rosa.
Com organização, fica fácil manter tudo na mesma aba, cada informação nas células corretas e uma base de dados clara. Se sua dúvida é quanto à ferramenta e as técnicas para utilizá-la, conheça o curso rápido de Excel da Plataforma Solution. Ou, ainda, confira o canal Botão do Excel.
A vantagem principal
Talvez agora você esteja se perguntando porque usar o Excel ao invés das diversas opções de aplicativos de organização financeira. O professor explica. “A vantagem é a flexibilidade. Você consegue alocar as coisas da maneira que quer”, argumenta.
“É como se os aplicativos prontos fossem um metrô ou trem. Ele te leva do ponto A ao ponto B, nada além desse percurso. O Excel é o carro, você consegue ir onde quiser com ele e define o caminho que vai pegar para chegar lá”, completa ainda.
No entanto, o que vai definir qual a melhor opção é a natureza do seu objetivo. Os aplicativos podem limitar, mas também podem representar agilidade, já que o usuário não terá que montar a planilha ou inserir fórmulas.
Uma forma de poupar
Quando se mantém o controle de gastos e ganhos mensais, as chances de identificar problemas do orçamento, se houver, são grandes. Quando tudo está registrado, a tendência é uma maior organização.
Além disso, se você sempre termina o mês com o saldo “no vermelho”, há algum gasto excessivo que pode ser identificado com a planilha. A partir daí, é possível poupar onde deve ser poupado e conseguir quitar dívidas – quem sabe até economizar para outros projetos.
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